Compte-rendu de la « Conférence de Presse inversée » pendant le dernier Mondial du Bâtiment

L’arrivée de l’été est l’occasion de faire le ménage sur le bureau, au propre comme au figuré.
Cela nous permet de revenir sur un sujet important pour notre communauté professionnelle et que nous avons abordé lors d’une « conférence de presse inversée » sur le Mondial du bâtiment.
L’AJC a en effet profité de la mise à disposition du service de presse du dernier Mondial pour inviter, une fois n’est pas coutume, les attachés.ées de presse et représentants des industriels à une discussion à bâtons rompus sur ce que pourraient être des relations presse idéales.

L’idéal n’étant toutefois pas encore pas de ce monde, les quelque soixante présents sont néanmoins arrivés à quelques conclusions intéressantes, qu’on partage aujourd’hui avec vous.
Il y a à la fois un peu de bon sens, quelques idées nouvelles, et des injonctions parfois contradictoires.
Nous en profitons aussi pour remercier les journalistes qui se sont prétés.ées au jeu.

 

Agenda et embouteillages

Les journalistes ont fait part du problème récurrent des conférences de presse qui se tiennent simultanément,  provoquant parfois un « embouteillage » pour des rédactions qui ne sont plus si fournies que dans d’autres temps.
Et ce ne sont pas toujours des conférences sur des sujets très éloignés, ce qui oblige à arbitrer et à ne traiter l’information que sous forme de communiqué de presse. Il arrive même, plus rarement il est vrai, que ce soit le cas pour des voyages de presse, ce qui est encore plus compliqué à gérer. Le mois de juin et le début du mois de juillet sont à cet égard assez représentatifs de cette tendance à la surcharge des plannings, chacun voulant faire passer son événement après le mois de mai « à trous » et les congés d’été, supposés démarrer après le 14 juillet.
Côté relations presse, la solution proposée est simple, même si elle ne résout pas tout car il n’y a pas 365 jours utiles par an.

Il faut utiliser l’agenda partagé de l’AJC, qui permet de voir ce qui est déjà programmé un jour donné, poser des options longtemps à l’avance et éviter ainsi en partie les embouteillages !
Nous répétons ce conseil régulièrement, car toutes les agences ne l’utilisent pas encore systématiquement.
Nous réfléchissons aussi avec nos amis de l’ACAM à faire agenda commun, les activités de la maison, du bâtiment et du cadre de vie n’étant plus aussi cloisonnées qu’autrefois …

 

Surcharge de mails et de courrier

Il suffit de partir quelques jours en congés pour voir à quel point la masse de mails et de courrier physique envoyé est importante. Au retour le bureau est encombré d’enveloppes et la boite mail déborde.
Les bases de données type Datapresse ou annuaire de l’AJC ont rendu facile l’accès à l’information et aux coordonnées des journalistes. Et le mail a facilité l’envoi massif d’information, nous sommes bien placés pour le savoir.
Néanmoins il faudrait que les agences s’assurent que l’information envoyée concerne bien le journaliste à qui elle est envoyée. Par exemple, envoyer systématiquement des informations sur les nouvelles offres en matière d’hôtellerie et de restauration à un journaliste qui écrit spécifiquement sur le secteur du génie climatique n’est certainement pas très pertinent.
En écrivant cela, on mesure bien la difficulté de réaliser un tel tri, mais nous avons la faiblesse de penser que l’efficacité des relations presse ne se mesure pas qu’au volume de courrier et de mail envoyés.
D’un autre côté, nous savons aussi que le modèle économique des relations presse passe encore parfois par le volume de communiqués postés à destination des journalistes.
Enfin certains journalistes aimeraient voir plus favorisées les propositions en exclusivité. Cela éviterait de retrouver partout la même info au même moment. Un conseil discret au passage, contactez-moi en exclusivité et éviter d’appeler ma consœur, amie et néanmoins concurrente …

 

Sur la forme

Quasiment 100% des communiqués de presse sont aujourd’hui reçus par mail, y compris s’ils ont aussi été expédiés au format papier, via la Poste. C’est désormais considéré par les journalistes  comme la meilleure façon de communiquer l’information : rapide, respectueux de l’environnement et pas  chère.
Mais de grâce, choisissez avec pertinence les titres des communiqués de presse afin de faciliter leur classement, et surtout faites des objets et en-têtes de mail explicites !
Il nous arrive encore trop souvent d’avoir des difficultés à trier et à exploiter correctement l’information contenue dans les mails parce que l’objet en a mal été choisi. Par exemple mettez systématiquement le nom de l’entreprise concernée ET le nom du produit, plus éventuellement la thématique.
Il faut imaginer, vu la masse d’information reçue et l’absence « d’archiviste intelligent » dans nos ordinateurs, qu’il est fondamental de pouvoir retrouver facilement l’information utile au moment nécessaire, souvent plusieurs semaines après son envoi.
Vous avez beau le savoir, vous clients exigent de vous encore trop souvent des communiqués de presse et des accroches qui s’apparentent parfois plus à de la pub qu’à de l’information.

 

Le téléphone

Les relances par téléphone sont considérées comme utiles si elles ne sont pas trop insistantes et si elles sont pertinentes et bien adaptées au support. Toutefois, lors du quinzième appel de la journée effectué par le « petit stagiaire » de l’agence X, on peut parfois craquer, même si cette agence-là nous appelle pour la première fois de la journée.
Donc encore une injonction un peu contradictoire … sauf que là, le tri par centre d’intérêt des journalistes paraît plus facile à faire et plus « rentable » que le tri de l’envoi du courrier.

 

Organisation des conférences de presse

Plusieurs journalistes ont émis le souhait qu’il soit prévu un dossier de presse papier pour les conférences de presse. La clef USB, remise furtivement ou accompagnée de magnifiques « goodies » est importante, mais la remise d’un format papier permet de conserver « en haut de la pile » le communiqué reçu.
Il y a aussi un souhait que le communiqué préparé pour la conférence de presse ne soit pas envoyé dans la foulée aux supports absents, notamment dans le cas des médias web, afin de donner une « prime fraicheur » à celles et ceux qui se sont levés aux aurores pour assister à la conférence. Il faudrait respecter un délai suffisant afin que les journalistes présents aient le temps de revenir à leur bureau et de diffuser l’info dans leurs médias.

Une autre façon de « remercier » les journalistes présents serait de diffuser sur la fameuse clef USB le diaporama présenté pendant la conférence (on traduit pour les plus jeunes : PowerPoint … et « transparents », pour les plus anciens). On voit de plus en plus de journalistes, smartphone en l’air, tenter de photographier la présentation qui passe trop vite pour qu’on ait le temps de noter les chiffres clefs, par exemple.

 

Être correctement assis

De plus en plus de conférences sont organisées dans des lofts magnifiques, des espaces originaux ou décalés.
C’est très bien, mais il faut penser que la très grande majorité des journalistes prennent encore des notes dans leur carnet ou cahier et qu’il est difficile de le faire quand on est enfoncé jusqu’aux oreilles dans un pouf moelleux à souhait.
Faites le test lors de votre prochaine soirée branchée à Paris !
Et lorsqu’il s’agit de salles plus classiques, prévoir une organisation permettant à chacun de disposer d’une table ou d’un support pour le carnet est aussi une bonne chose.
Essayer de prendre des notes carnet posé sur vos genoux la prochaine fois que vous serez chez votre client et on en reparlera.

 

Les images

La question des photos est aussi venue sur le tapis. Avoir de belles photos variées avec des angles différents en mode portrait comme en paysage reste indispensable, car la qualité et la variété sont primordiales en presse Maison Brico mais aussi en presse Pro, sur le web comme sur le papier. Et si vous pouvez envoyer un dossier photo en haute définition et un autre en définition web, ce serait un gain de temps bienvenu.
Réduire des photos au bon format pour le web est consommateur d’un temps précieux, qui manque de plus en plus dans les rédactions comme pour les indépendants.
Vous pouvez aussi résoudre le problème en ayant une photothèque permanente bien organisée sur le site internet de l’agence.

 

En conclusion toute provisoire,

Quelle que soit la diversité des demandes qui ont fusé de la salle, on peut en extraire quelques lignes de force qui ont fait l’unanimité :

• Utilisez toujours l’agenda partagé de l’AJC pour planifier vos événements
• Rendez l’information la plus accessible possible, même plusieurs mois après, y compris pour les photos
• N’abusez pas du téléphone: parcimoni et bon escient
• Pensez au « vrai » confort d’écriture du journaliste lors des conférences de presse

 

Et dernier point, mais pas le moins important, continuez à entretenir avec nous les relations amicales qui font la force de votre métier et le plaisir du nôtre. On voit parfois arriver de « grandes agences » avec leur belle marque. Mais elles oublient juste que votre métier, et le nôtre, est d’abord un métier de contact où l’information s’échange entre des femmes et des hommes qui se connaissent, s’apprécient et sont capables de tisser les liens sur le long terme qui sont le préalable à une information bien comprise et bien diffusée, en toute indépendance.

 

Un grand merci à Frédérique Sauer qui nous a aidés à organiser cette conférence de presse originale.